Du möchtest eine MS-Office-Datei verschlüsseln und mit einem Passwort schützen? Es ist dabei total egal, ob das ein Word-Dokument ist, eine PowerPoint-Präsentation oder eine Excel-Arbeitsmappe. Nach dem Motto einmal lernen, dreimal anwenden zeige ich dir hier, wie das funktioniert! So erreichst du, dass bspw. nur Kollegen, die das Kennwort haben, auf die Inhalte der Dateien zugreifen können.
Vorbereitungen zum Verschlüsseln
Um deine Datei zu verschlüsseln, solltest du sie geöffnet haben. Wie gesagt: Ob Word, Excel oder Point ist vollkommen egal. Das Menü sieht immer gleich aus und auch die Vorgehensweise ist identisch:
MS-Office-Datei verschlüsseln
Ich verwende im Folgenden beispielhaft Excel. Ihr sehr oben bereits das dafür notwendige Menü. Ihr erreicht das Menü, in dem ihr bei geöffnetem Dokument auf „Datei“ und anschließend im linken Menü-Band auf „Informationen“ klickt.
Um die Datei nun zu verschlüsseln, klickst du auf „Arbeitsmappe schützen“. So heißt der Punkt in Excel. In Word heißt es entsprechend Dokument und in PowerPoint Präsentation.
Anschließend klickst du auf „Mit Kennwort verschlüsseln“. Dieser Menüpunkt heißt in allen drei Anwendungen exakt gleich.
Es öffnet sich jetzt ein Pop-up, in dem das Kennwort zum Verschlüsseln eingegeben wird.
Mit OK wird die Eingabe bestätigt und es öffnet sich ein neues Pop-up, in dem das Kennwort zur Bestätigung ein zweites Mal eingegeben werden muss. Auch hier wird über OK bestätigt.
Und das war’s schon! Deine Datei ist nun mit einem Passwort geschützt. Wichtig zur Vergabe des Passwortes: Es können Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen verwendet werden. Außerdem wird die Groß- und Kleinschreibung beachtet. Auch wenn es nicht empfehlenswert ist, genügt schon ein Zeichen, um die Datei zu verschlüsseln. Die Datei sollte nach einer solchen Kennwortvergabe immer gespeichert werden, da der Schutz erst ab dem nächsten Speichern besteht.
MS-Office-Datei entschlüsseln
Was passiert jetzt, wenn die Datei geöffnet wird? Egal, wer die Datei öffnen möchte, braucht ab diesem Zeitpunkt das vergebene Kennwort. Ansonsten sieht derjenige absolut nichts. Übrigens braucht auch der Ersteller das Passwort. Er schützt das Dokument also nicht nur vor dem Zugriff Dritter, sondern auch vor sich selbst.
Jeder Nutzer, der die Datei öffnet, erhält nun folgende Meldung. Darin kann er das zuvor festgelegte Kennwort eingeben und mit OK bestätigen. Nur, wenn das Passwort korrekt ist, verschwindet das Fenster. Ist das Passwort falsch, wird einem dies per Meldung angezeigt. Die Datei muss dann neu geöffnet werden, damit die Meldung wieder erscheint.
MS-Office-Datei-Verschlüsselung zurücknehmen
Möchte man die Verschlüsselung zurücknehmen, muss die Datei im entsperrten Zustand sein. Du wechselst dann in den Bereich, in dem du die Datei auch gesperrt hast.
Dort kann jetzt unter „Arbeitsmappe schützen“ und „Mit Kennwort verschlüsseln“ das vergebene Passwort rausgelöscht werden. Stehen dort keine Punkte mehr als Platzhalter, kann mit OK bestätigt werden.
Danach sollte gespeichert werden. Erst dann ist der Schutz tatsächlich aufgehoben.
Fazit
Nun hast du gelernt, wie man MS-Office-Dateien mit einem Kennwort verschlüsseln kann – und zwar unabhängig davon, ob es sich um eine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei handelt. Ich hoffe, der Eintrag hat dir gefallen. Lasse mir in jedem Fall gerne einen Kommentar da oder schick mir eine Nachricht über das Kontaktformular!