Das vier Phasen-Modell des Projektmanagements

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Dich interessiert das vier Phasen-Modell des Projektmanagements? Du bist auf der Suche nach einer Erklärung, welche Phasen es gibt und was man dort jeweils macht? Dann bist du hier genau richtig! In den folgenden Absätzen gebe ich dir einen Einblick in die vier Projektphasen, in die ein Projekt nach dem klassischen Ansatz im Projektmanagement unterteilt wird.

Aufgaben des Projektmanagements nach dem vier Phasen-Modell

Als Vorwissen sollte dir bekannt sein, was ein Projekt ist und was man im Projektmanagement so macht. Wenn du das noch einmal nachlesen möchtest, habe ich dir je einen Artikel dazu oben verlinkt. Für die, die es nicht nachlesen wollen, hier die Kurzform:

• Ein Projekt zeichnet sich vordergründig durch die Einzigartigkeit der Aufgabe aus. Zur Durchführung wird ein eigenes Projektteam geschaffen, mit einer eigenen Organisationsstruktur. Des Weiteren gibt es ein klares Projektziel sowie eine Begrenzung der zeitlichen Durchführung und des zur Verfügung stehenden Budgets.
• Das Projektmanagement dient dazu, ein Projekt zu planen und dessen Rahmenbedingungen zu organisieren. Mit verschiedenen Methoden stellt es außerdem die Überwachung des Projektfortschritts sicher.

Nun, da wir das gleiche Verständnis haben, können wir mit den vier Phasen starten. Vorweg noch eins: Je nach Quelle wird nicht immer von vier, sondern von fünf, sechs oder mehr Phasen gesprochen. Hintergrund ist, dass einzelne Phasen dann noch einmal aufgebrochen und in Unter-Phasen unterteilt werden. Hier gibt es kein richtig und kein falsch. Es kommt am Ende auf den Detaillierungsgrad an, den man darstellen möchte. Wir beschäftigen uns hier mit der einfachsten Version, die im klassischen Projektmanagement vorkommt.

Das vier Phasen-Modell des Projektmanagements im Überblick

Bevor wir uns die vier Phasen im Detail anschauen, gebe ich dir einen groben Überblick:

1. Definitionsphase
2. Planungsphase
3. Realisierungsphase
4. Abschlussphase

Was man unter den einzelnen Phasen versteht, erläutere ich in den folgenden Abschnitten:

Die Definitionsphase

In der Definitionsphase bereiten wir das Projekt vor. Zuerst analysieren wir, was eigentlich das Problem und was das Ziel des Projektes ist. Sobald das klar ist, kann ein erster Projektauftrag formuliert werden. Dieser beinhaltet neben der Benennung des Ziels und des Projektleiters auch erste grobe Rahmenbedingungen zu zeitlichen und finanziellen Ressourcen.

Im Anschluss daran wird in Abhängigkeit der genannten Einschränkungen ein Projektteam zusammengestellt. Wichtig ist, dass ein Team zusammengestellt wird, was den entsprechenden Aufgaben gerecht werden kann. Schließlich stellt sich noch die Frage nach der Projektorganisation. Soll das Projekt neben den eigentlichen Aufgaben im Tagesgeschäft durchgeführt werden? Oder wird Personal für eine bestimmte Zeit vollständig abgestellt?

Zum Start des Projektes führen wir ein Kick-Off-Meeting durch. Daran nehmen alle am Projekt beteiligten Personen teil. Dort werden die Ziele, die Rahmenbedingungen und die Organisation kommuniziert. Das Meeting dient auch zum Kennenlernen, falls sich nicht alle Beteiligten bereits vorab kennenlernen. Letztlich können die Teammitglieder dort auch erste Fragen bspw. zum Verständnis, zur Rolle oder zur weiteren Vorgehensweise stellen.

Das war nun der offizielle Startschuss zum Projekt. Damit gehen wir auch zur nächsten Phase über: der Planungsphase.

Die Planungsphase

Die Planungsphase dient dazu, die anfallenden Arbeitspakete zu identifizieren. Das geschieht in der Regel gemeinsam mit dem gesamten Projektteam. Schließlich gruppiert man die Aufgaben und arbeitet Abhängigkeiten heraus. Abhängigkeiten bedeutet herauszufinden, welche Aufgabe vor einer anderen Aufgabe durchgeführt werden muss.

Nun ist es notwendig, dass der Aufwand des jeweiligen Arbeitspaketes geschätzt wird. In der Praxis ist das häufig schwierig. In der Regel versucht man auf Basis bisheriger Erfahrungen eine Schätzung abzugeben. Die Arbeitspakete stellen wir anschließend in eine zeitliche Abfolge. Daraus geht hervor, bis wann welche Arbeiten erledigt sein müssen, um das Projektziel unter Berücksichtigung der zeitlichen Fristen zu erreichen. Häufig nutzt man dazu ein Gantt-Diagramm. Hier sind zwei Beiträge zum Thema, was ist eigentlich ein Gantt-Diagramm und wie erstelle ich ein Gantt-Diagramm in Microsoft Excel.

Abschließend stellen wir fest, welche personellen Ressourcen im Detail notwendig sind. Wir ordnen nun die Arbeitspakete bestimmten Personen hervor. Nun ist es uns auch besser möglich, abzuschätzen, wie viel uns die Umsetzung des Projektes kosten wird. Die Planungen sind damit abgeschlossen. Wir können mit der Umsetzung des Projektes starten!

Die Realisierungsphase

Um es einfach auszudrücken: In der Realisierungsphase arbeiten wir die identifizierten Arbeitspakete nach dem zuvor festgelegten Plan ab. Damit könnten wir hier Schluss machen. In der Praxis ist das aber nicht immer so einfach. Aufgabe des Projektmanagers ist es, den Fortschritt der Arbeiten zu überwachen. So merkt er schnell, wenn Schwierigkeiten bei einem Arbeitspaket auftreten und die Bearbeitung bspw. länger dauert. Ist das der Fall, müssen Maßnahmen ergriffen werden, um die Bearbeitungsdauer weiterhin zu gewährleisten. Ist das nicht möglich, muss der Projektplan entsprechend aktualisiert werden.

Bereits in der Realisierungsphase geht es auch darum, das Projekt und seine Ergebnisse zu dokumentieren. Wie sind wir zu unserem Ziel gekommen? Die Projektdokumentation enthält sämtliche Planungen, dessen Anpassungen sowie Statusberichte für das Management. Sie kann auch weitere Informationen enthalten, wie Zeichnungen & Skizzen, Funktionsbeschreibungen, technische Beschreibungen oder User-Broschüren.

Haben wir alle Arbeitspakete erfolgreich abgearbeitet, starten wir den letzten Abschnitt der Phasen des Projektmanagements.

Die Abschlussphase

Die Abschlussphase beendet das Projekt. Die Ergebnisse werden präsentiert und übergeben. Man erstellt einen finalen Projektbericht, der den kompletten Verlauf und die Ergebnisse beschreibt. Hilfreich ist es kritisch zurückzublicken und festzuhalten, was gut und was schlecht lief, welche Probleme auftraten und was man vielleicht anders machen würde. Letzteres kann auch gemeinsam mit dem Team in der abschließenden Diskussion erfolgen. Letztlich wird das Projektteam und seine Organisation aufgelöst. Je nach Unternehmensstruktur kehrt man in sein ursprüngliches Team zurück oder man startet in das nächste Projekt. Das Projekt ist nun abgeschlossen.

Fazit zum vier Phasen-Modell des Projektmanagements

Das war das vier Phasen-Modell des Projektmanagements. Hier noch einmal zusammengefasst. Wir starten damit, grobe Ziele in der Definitionsphase festzulegen. In der Planungsphase geht es darum, Arbeitspakete zu identifizieren und in eine zeitliche Abfolge zu bringen. Die Arbeiten werden in der Realisierungsphase durchgeführt, wobei der Fortschritt zu überwachen ist, um bei Problemen schnell reagieren zu können. In der Abschlussphase werden die Ergebnisse vorgestellt und übergeben, womit das Projekt endet.

Ich hoffe, der Artikel hat dir einen guten Überblick über die Projektphasen gegeben. Lass mir gerne einen Kommentar da, was du als Nächstes lesen möchtest!